„Ich habe keine Zeit.“ – Das ist das wohl die Standardantwort des 21. Jahrhunderts auf Fragen und Vorschläge, die uns langweilen oder nicht voll überzeugen. Die Wahrheit ist, dass wir sehr wohl Zeit haben. Vielleicht sollten wir einfach wissen, wie man sich organisiert. In der Zwischenzeit wartet die Zeit nicht auf uns und läuft und läuft und läuft schneller und schneller. Es liegt an uns, ab und zu innezuhalten und eine Ordnung zu suchen oder zu schaffen. Zu planen, die Zeit zu managen, damit wir uns nicht verloren fühlen und die Orientierung verlieren.
Das Jahr 2022 hat gerade erst begonnen, und unsere Liste der Vorsätze ist schier endlos. Aber was ist wichtig? Und was tun wir, um unsere Ziele zu erreichen? Es mag motivierend klingen, aber der Weg, der vor uns liegt, besteht aus vielen, sehr kleinen Schritten, und er beginnt auch damit, was wir heute tun. Sie haben richtig gelesen: heute. Nicht morgen, nicht „eines Tages, oder sonst wann…“.
Deshalb kann ein Vademecum über Zeitmanagement für jeden nützlich sein, um den Tag als 24 Stunden oder 1440 Minuten oder sogar 86.400 Sekunden zu betrachten. Es ist natürlich immer noch ein Tag, aber damit ist es noch klarer zu verstehen, dass es an jedem von uns liegt, ihn gut zu nutzen. Dann lasst uns gleich mal loslegen.
1) Prioritäten
Womit sollten wir beginnen? Was ist am wichtigsten?
Zunächst setzt ihr euch ein konkretes Ziel: Je konkreter das Ziel, desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr es auch erreicht, weil ihr all die Details dazu kennt. Konkret oder auch spezifisch heißt aber auch: realistisch! Jagt nicht um jeden Preis dem Unmöglichen hinterher, sonst steht ihr am Ende mit leeren Händen da.
Gut, wir haben ein Ziel. Nun zerlegt es in viele kleine Aufgaben. Ihr werdet feststellen, dass nicht alle gleich wichtig sind, und außerdem werdet ihr auch nicht in der Lage sein, sie alle auf einmal zu erledigen. Multitasking ist ein Mythos unserer Zeit: Es führt dazu, dass wir mindestens 20 % mehr Zeit aufwenden, als wenn wir nur eine Sache auf einmal erledigen würden, und, was noch schlimmer ist, es führt uns direkt in die Mittelmäßigkeit.
Wir müssen also Prioritäten setzen. Und wie?
Ein Hilfsmittel dafür gibt uns die Eisenhower-Matrix, ein Instrument zur Optimierung der Zeit, das in extremer Synthese unterstützt, dass das, was wichtig ist, nicht immer dringend ist und umgekehrt. Indem ihr Wichtiges und Unwichtiges mit Dringendem und Nicht-Dringendem kombiniert, werdet ihr verstehen, welche Aufgaben ihr sofort erledigen und welche ihr delegieren oder verschieben soltet.
Auf Wiedersehen, Schuldgefühle.
2) Planung
Das Instrument zur Priorisierung kennen wir nun. Jetzt müssen sie einen bestimmten Ort finden. Spezifität, schon vergessen?
Es gibt so viele Zeitmanagement-Apps da draußen: Ihr habt bestimmt schon einige davon mit großem Ehrgeiz heruntergeladen und sie dann in irgendeinem Smartphone-Ordner vergessen oder deinstalliert. Das passiert den Besten unter uns. 😉
Aber *Trommelwirbel*: Wenn es sich um Aufgabenlisten handelt, sind sie nutzlos! Sicher, besser als nichts, aber wenn das Ergebnis eine abstrakte To-Do-Liste ist, habt ihr damit nur euren Kopf geleert. Ihr werdet euch vielleicht nur an ein paar davon erinnern.
Hilfreicher ist es, die Tätigkeit zu einer bestimmten Zeit zu erledigen. Das nennt sich Time-Blocking und ist eine einfache Technik, um den Tag in Zeitblöcke zu unterteilen: einen für jede Aufgabe, mit einem Anfang und einem Ende.
Es gibt zudem auch eine Regel, um sich nicht von abstrakten Listen überwältigt zu fühlen: Wenn die Zeit um ist, Hände hoch! Nächste Aktivität. Erst wenn ihr die Blöcke nacheinander abgearbeitet habt, kehrt ihr zu den Blöcken zurück, die ihr noch nicht erledigt habt.
Denken auch immer daran: immer nur eine Sache auf einmal!
3) Zeitpause
Produktiv zu sein bedeutet nicht unbedingt, den ganzen Tag nonstop zu arbeiten. Unser Gehirn braucht Pausen, um sich zu erholen. Länger als 45 Minuten können wir nicht konzentriert bleiben. Eine Pause zu machen, ist normal und richtig. In jeder Stunde 15 Minuten. Manche Menschen wenden dabei die Pomodoro-Technik an, die aus fünf Schritten besteht:
- die Aufgabe schriftlich formulieren
- den Kurzzeitwecker auf 25 Minuten stellen
- die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
- kurze Pause machen (5 Minuten)
- nach jeweils vier pomodori eine längere Pause machen (15–20 Minuten)
Betrachtet Ablenkung nicht als Versagen, sondern plant einfach etwas Zeit für sie ein. Verlasst also euren (Arbeits)platz, geht spazieren, scrollt durch euren Instagram-Feed. Ihr werdet merken, ihr geht anschließend mit neuer Motivation zu euren Aufgaben zurück.
4) Genießen eure freie Zeit
Ihr habt eure Aktivitäten beendet. Jetzt entspannt euch und gönnt euch etwas Zeit. Wenn ihr wollt, könnt ihr diese auch mit Personen teilen, die euch ein gutes Gefühl geben. Morgen ist ein neuer Tag. Ihr könnt ihn planen, bevor ihr ins Bett geht, oder erst morgen, bevor ihr dann richtig durchstartet.
5) Eine letzte Sache
Denkt an euch selbst. Vor allem solltet ihr euch immer darüber im Klaren sein, warum ihr das tut, was ihr tut. Schreibt es auf ein Blatt Papier, notfalls auf ein Post-It, aber konzentriert euch darauf. Auf diese Weise verliert ihr nie den Überblick über eure Fortschritte, über das, was ihr gewinnt oder verliert, wenn ihr das, was ihr euch vorgenommen habt, erreicht oder eben nicht.
Belohnt euch dann, wenn ihr das Bedürfnis dazu habt. Akzeptiert, dass es so etwas wie Perfektion nicht gibt und dass „erledigt“ manchmal besser ist als „perfekt“.
BONUS: 3 gute Bücher für euch
- One Thing: The Only Way to Set Priorities and Get Exceptional Results von Gary W. Keller and Jay Papasan
- Factor 1%: Small habits for big results von Luca Mazzucchelli
- The Power of Habits. How they form, how they affect us, how to change them von Charles Duhigg
