“Non ho tempo”. – È il “No” del XXI secolo, a quelle proposte che ci annoiano o non ci convincono a pieno. La verità è che il tempo lo avremmo pure. Forse non vogliamo. Forse dovremmo solo saperci organizzare. Intanto il tempo non aspetta e corre, corre veloce, corre comunque. Tocca a noi, ogni tanto, fermarci e cercare o creare un ordine. Pianificare, gestire il tempo per non sentirci davvero smarriti, perdendo il senso della direzione.
Il 2022 è appena iniziato e la nostra lista dei buoni propositi sarà sicuramente lunga e densa. Ma cosa è davvero importante? E cosa stiamo facendo per raggiungere i nostri obiettivi? Suonerà motivazionale, ma la strada da percorrere è fatta da tanti, piccolissimi passi e inizia anche da ciò che faremo oggi. Hai letto bene: oggi. Non domani, non “un giorno, magari…”.
Per questo ho pensato che un vademecum sulla gestione del tempo potrebbe essere utile a tutti, per iniziare a pensare il giorno come 24 ore, o 1440 minuti, o addirittura 86.400 secondi. È sempre un giorno, certo, ma risulta perfino più chiaro capire che tocca a ognuno di noi farne un buon uso. E se “chi ha tempo, non aspetti tempo”, partiamo.
1) Priorità
Da cosa dovremmo iniziare? Cosa è più importante?
Prima di tutto ti consiglio di fissare un obiettivo specifico: più sei specifico/a, più è probabile che lo raggiungerai, perché ne conosci i dettagli. E con specifico, parlo anche di realistico. Non inseguire l’impossibile a tutti i costi, rimarrai a mani vuote.
Bene, hai un obiettivo. Adesso dividilo in tante piccole attività. Ti accorgerai che non tutte hanno la stessa importanza e, per di più, non potrai farle tutte insieme. Il multitasking è un mito del nostro tempo: farlo ci porta a impiegare almeno il 20% in più del tempo che impiegheremmo facendo una cosa alla volta e ,come se non bastasse, ci conduce dritti alla mediocrità.
Quindi ci tocca prioritizzare. Come?
Un aiuto ce lo dà la matrice di Eisenhower, uno strumento di ottimizzazione del tempo che, in estrema sintesi, sostiene che ciò che è importante non sempre è urgente e viceversa. Combinando importante e non importante con urgente e non urgente, capirai quali attività dovrai fare immediatamente e quali dovrai invece delegare o rimandare.
Addio sensi di colpa.
2) Pianificazione
Abbiamo parlato di uno strumento per prioritizzare le tue attività. Ora devono sicuramente trovare una collocazione specifica. Specificità, ricordi?
Esistono tantissime app per la gestione del tempo: scommetto che qualcuna l’hai anche scaricata con il massimo delle ambizioni e poi dimenticata in qualche cartella dello smartphone o disinstallata. L’ho fatto anch’io.
Ma…rullo di tamburi: se queste sono to-do-lists, non servono a nulla! Certo, meglio di niente.. ma se il risultato è una lista astratta di cose da fare, hai solo svuotato la tua testa. Te ne ricorderai qualcuna, forse.
Più utile accompagnare all’attività un orario specifico. Si chiama time-blocking ed è semplicemente una tecnica per dividere la giornata in blocchi di tempo: uno per ogni attività, con un inizio e una fine.
Un sistema per non sentirsi sopraffatti dalle liste astratte, con una sola regola: scaduto il tempo, su le mani! Prossima attività. Solo una volta completati i blocchi , uno dopo l’altro, potrai tornare a ciò che hai eventualmente lasciato in sospeso.
Ricorda: una cosa alla volta.
3) Time-break
Essere produttivi non implica necessariamente lavorare senza sosta tutto il giorno. Il nostro cervello ha bisogno di pause per ricaricarsi. Non potrai rimanere concentrato/a per più di 45 minuti. Staccare è assolutamente normale oltre che giusto. Per ogni ora, 15 minuti. Alcuni utilizzano la tecnica del pomodoro: l’avrai certamente già sentita. Si imposta un timer di 25 minuti, dopo i quali ti guadagnerai 5 minuti di pausa. Ogni quattro pomodori (2 ore) il premio sarà una pausa più lunga, della durata di 20 minuti. Necessaria.
Non vedere la distrazione come un fallimento. Non sarà questa a renderti improduttivo/a. Basta assegnarle un po’ di tempo pianificato. Quindi alzati dalla sedia, fai una passeggiata, scrolla la home di Instagram. Tornerai alla tua attività con una rinnovata motivazione.
4) Goditi il tempo libero
Hai finito le tue attività. Adesso rilassati e concediti del tempo. Se vuoi condividilo con chi ti fa stare bene. Domani è un giorno nuovo. Puoi pianificarlo prima di andare a letto oppure proprio domani, prima di cominciare.
5) Un’ultima cosa
Ricordati di te stesso/a. E soprattutto abbi sempre chiaro il perché di quello che stai facendo. Scrivilo in un foglio, su un post-it se serve, ma concentrati su di esso. In questo modo non perderai mai di vista i tuoi progressi, cosa stai guadagnando o cosa perderai non facendo ciò che hai prefissato, magari con fatica. Premiati se ne senti il bisogno.
Accetta che la perfezione non esiste e che,a volte, “fatto” è meglio che “perfetto”.
BONUS : 3 buone letture per te
- Una cosa sola: L’unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali di Gary W. Keller e Jay Papasan
- Fattore 1%: Piccole abitudini per grandi risultati di Luca Mazzucchelli
- Il potere delle abitudini. Come si formano, quanto ci condizionano, come cambiarle di Charles Duhigg
